Перечень кадровых документов стал шире
Список документов по личному составу, которые организациям необходимо учитывать и хранить, расширен.
Такие материалы связаны с трудовыми отношениями и содержат сведения о работниках: приеме на работу, переводах, увольнении, оплате труда, отпусках и других кадровых вопросах.
Обновленный перечень помогает точнее определить, какие документы относятся к этой категории. Для работодателей это означает необходимость внимательнее проверить состав кадрового архива.
Может быть интересно: Почему покупка 1 комнатной квартиры - хорошая идея!?
Если организация ведет документы в бумажном и электронном виде, важно учитывать оба формата и обеспечить их сохранность. Включение материалов в перечень также помогает не упустить документы, которые ранее могли не восприниматься как часть личного дела или кадрового документооборота.
Что относится к документам по личному составу
К этой группе относятся документы, которые фиксируют отношения между работником и работодателем. В частности, это материалы, связанные с оформлением трудовых отношений, изменением условий работы, выплатами, предоставлением отпусков и прекращением трудового договора. Их состав зависит от деятельности организации и применяемых кадровых процедур.
Документы могут иметь разную форму: приказы, заявления, соглашения, учетные записи, справки и иные материалы.
Главное - их содержание: если документ отражает кадровое решение или содержит сведения о работнике в рамках трудовых отношений, его следует оценивать с точки зрения правил учета и хранения документов по личному составу.
Как работодателю подготовиться к изменениям
В первую очередь стоит сопоставить действующий перечень документов организации с расширенным списком. Проверьте, какие материалы создаются при приеме сотрудников, изменении должности или условий труда, начислении выплат и увольнении.
Отдельное внимание уделите документам, которые хранятся в разных подразделениях или информационных системах: они тоже могут относиться к кадровому архиву. После проверки полезно актуализировать внутренние инструкции и номенклатуру дел.
В них следует отразить, какие документы формируются, где они хранятся, кто отвечает за их передачу в архив и как обеспечивается доступ. Такой порядок снизит риск потери важных сведений и поможет сотрудникам одинаково применять требования на практике.
Учет и сохранность кадровых материалов
Кадровые документы содержат персональную информацию, поэтому при работе с ними необходимо соблюдать конфиденциальность и ограничивать доступ уполномоченными сотрудниками. Для электронных материалов важно предусмотреть защиту от утраты и возможность подтвердить их подлинность. Бумажные документы следует систематизировать и хранить в условиях, исключающих повреждение или случайное уничтожение.
Не менее важно определить сроки хранения и порядок передачи документов в архив в соответствии с действующими требованиями.
Расширение перечня - хороший повод провести ревизию кадрового документооборота: выявить пробелы, распределить ответственность и привести архив в порядок. Это упростит поиск сведений, поможет подтвердить кадровые решения и подготовит организацию к проверкам.