Электронные перевозочные документы (ЭПД) постепенно вытесняют бумажные версии транспортных накладных, путевых листов и других документов, сопровождающих грузоперевозки.
С 2026 года обязательность формата закреплена на законодательном уровне, поэтому компаниям, работающим с транспортом и логистикой, стоит заранее подготовить свои информационные системы к новому порядку. Для большинства организаций удобнее всего настроить обмен ЭПД через 1С, поскольку эта платформа уже используется для бухгалтерского и складского учета.
Что такое ЭПД и зачем они нужны
ЭПД это цифровые аналоги бумажных перевозочных документов: транспортной накладной, путевого листа, заказа-наряда, заявки, сопроводительной ведомости и договора фрахтования. Они содержат данные о маршруте, грузоотправителе и получателе, транспортном средстве и водителе. Форматы документов утверждены ФНС, а порядок их применения закреплен Постановлением Правительства № 2200.
Переход на электронный документооборот в транспортной отрасли дает очевидные преимущества:
- документы не теряются и не портятся при перевозке;
- исключается возможность подделки;
- обмен происходит по защищенным каналам;
- снижается количество ошибок благодаря шаблонам и автозаполнению;
- ускоряются взаиморасчеты между контрагентами.
Все ЭПД в обязательном порядке передаются в государственную информационную систему (ГИС ЭПД) через оператора, аккредитованного Минтрансом. Оператор проверяет формат документа, действительность подписи и корректность идентификатора, после чего регистрирует файл в системе.
Как настроить ЭПД в 1С
Чтобы начать обмениваться электронными перевозочными документами через 1С, потребуется выполнить несколько шагов. Подключить сервис оператора ЭДО, через который будет проходить обмен.
Настроить интеграцию с учетной системой как правило, это делается через стандартный модуль или API-подключение.
Для работы с ЭПД в 1С понадобятся:
- действующий сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП) на сотрудников, которые будут подписывать документы;
- настроенный криптопровайдер (например, КриптоПро CSP);
- подключение к сервису оператора ИС ЭПД;
- при необходимости машиночитаемые доверенности (МЧД) для представителей компании.
Сотрудники, подписывающие ЭПД от имени организации, должны иметь электронную подпись физического лица и МЧД, подтверждающую их полномочия. Это требование действует с 2023 года и касается всех документов, подписываемых в электронном виде.
Как получить ЭПД для работы в 1С
ЭПД получить можно через аккредитованного оператора, который зарегистрирует документ в ГИС ЭПД. Для этого нужно заключить договор с оператором, настроить рабочее место и выпустить электронные подписи на сотрудников. Процесс подключения обычно занимает не более одного рабочего дня.
Если вы только планируете переход на электронные перевозочные документы, стоит обратить внимание на комплексное решение для работы с ЭПД от ITCOM. Компания имеет аккредитацию Минтранса в качестве оператора ИС ЭПД и предлагает полный цикл услуг: выпуск электронных подписей, настройку криптопровайдера, оформление МЧД и подключение сервиса обмена документами.
Что учесть при выборе оператора ЭПД
При выборе оператора для обмена электронными перевозочными документами обратите внимание на несколько моментов:
- наличие аккредитации Минтранса без нее оператор не имеет права передавать документы в ГИС ЭПД;
- поддержку всех шести форматов ЭПД, утвержденных ФНС;
- возможность интеграции с вашей учетной системой, включая 1С;
- наличие мобильной версии для водителей, чтобы они могли подписывать документы прямо в рейсе;
- техническую поддержку на всех этапах подключения и работы.
Также уточните, предоставляет ли оператор услуги по выпуску электронных подписей и оформлению МЧД. Это упростит процесс, поскольку вам не придется обращаться в несколько организаций для решения одной задачи.
Переход на ЭПД- с чего начать
Для начала работы с электронными перевозочными документами достаточно выполнить три действия: выбрать оператора, выпустить электронные подписи на сотрудников и настроить интеграцию с 1С. После этого можно постепенно переводить документооборот в электронный вид, начиная с самых частотных типов документов транспортных накладных и путевых листов.
Своевременный переход на ЭПД избавит от спешки в момент, когда бумажный формат перестанет приниматься контролирующими органами. Подготовка инфраструктуры заранее позволит избежать простоев и ошибок в работе, связанных с переходным периодом.